Rutin, kvalitet & miljö

Kvalitetspolicy

1 Caterbee – Gör mat till jobbet enkelt

Caterbees verksamhet startade januari 2018. I maj lanserades första prototypen av siten och i augusti den första öppna versionen. Sedan dessa har Caterbee anskaffat drygt 100 kunder. Detta är den andra upplagan av Caterbees kvalitetspolicy och Caterbee har tillsatt en Advisory board bestående av Carl Wånge, VD Caterbee, Martin Wettergren, VD Soultech, och Niklas Jungegård, Founder Carla, för att säkerställa att arbetet blir långvarigt och givande.

2 Utformning

Kvalitetsarbetet är förankrat i Caterbees styrelse som målsatt och fortlöpande följer kvalitetsarbetet bl a genom följande fyra nyckeltal

• Marknadsandel
• Nöjd-Kund-Index, NKI
• CF/Customer-ratio (CF=Catering firm)
• LTV/CAC (Lifetime value / customer acquisition cost)

Varför satsa på kvalitetsutveckling?

För all verksamhet, oavsett om den bedrivs inom företag, myndigheter eller organisationer, är det viktigt att bygga upp och stärka trovärdighet och förtroende för varumärket. Detta kräver ett kontinuerligt förbättringsarbete, som omfattar varje del av verksamheten. Ett led i arbetet är att sätta mål för medarbetarnas kompetensutveckling, utveckling av arbetsformer, effektivisering av processer och rutiner etc. Ett annat är att göra tydliga utfästelser gentemot kunderna.

Genomförande

Kvalitet nås genom att säkra att huvudprinciper för verksamheten och varumärkets användning efterlevs. Efter en uppföljning genom verksamhetskartläggning inkl. uppföljning av nyckeltal beslutar Styrelse och ledningsgruppen om åtgärder behöver vidtas eller och kommunicerar detta internt men helt transparant.

Säkerställande av Caterbees kvalitet

1. En gemensam överenskommelse om varumärkets användning och verksamhetens inriktning skall ha undertecknats av Caterbees styrelse.
2. Caterbee skall arbeta efter företagets stadgar och huvudprinciper samt verkar i enlighet med bestämmelserna för det varumärket:
3. Styrelsen skall följa upp Caterbees ekonomi, verksamhet och resultat.
4. Caterbees verksamhet skall ledas av en ordförande som kan representera det lokala näringslivet och som har god insikt i näringslivets utmaningar och frågor.
5. Verksamheten skall bedrivas med anställda med lång erfarenhet från näringslivet.

Vidare skall...

Styrelsen och ansvarig anställd kontinuerligt underhålla och utveckla kontakterna med CF och kunder, bl a i syfte att säkra verksamheten och ha tillgång till den kompletterande kompetens de anställda behöver i sin verksamhet. Styrelsen arbeta med att ständigt förbättra kunskap, erfarenhet och arbetsformer, bl a genom intern utbildning och deltagande i interna konferenser. De anställda på Caterbee använder interna gemensamma system i syfte att bygga upp och ha tillgång till en ansenlig gemensam erfarenhetsbank och mätbara resultat inom vårt verksamhetsområde.

3. Tillämpling

Caterbee ska ta tillvara de kvaliteter som en jämn könsfördelning och etnisk och kulturell mångfald tillför verksamheten. Kvaliteten i verksamheten följas upp och utvärderas årligen.

Huvudprinciperna

1. Verksamheten skall i huvudsak rikta sig till företag.
2. Förmedlingen skall vara av hög kvalitet och förenkla för kunden.
3. Förmedlingen skall vara kostnadsfri, konfidentiell och objektiv.
4. Finns risk för att punkterna inte följs skall möte ske mellan representanter för

Caterbees Styrelse

Caterbee AB

Box 190, 10123 Stockholm, 08-888111, www.caterbee.com

Miljöpolicy Caterbee

Caterbee har som vision att bygga en fullt cirkulär affärsmodell. Detta formuleras i fyra övergripande mål:

1. Noll matsvinn
2. Noll fotavtryck logistik
3. Noll fotavtryck förpackning
4. One planet plate - all vår mat ska vara inom ramen för planetens resurser.

Vi har som mål att ha detta implementerat till 2030 och är därmed våra långt satta mål och vad vi arbetar mot. Sedan starten 2018 har viformulera delmål och actions för att nå dit vi vill. På kortare sikt och sedan starten jobbar Caterbee enligt följande ramverk för att bidra till en så låg negativ miljöpåverkan som möjligt.

• Minst 50% av maten vi köper till företaget skall vara vegetarisk
• Undvik att köpa mer mat och dryck än vad som konsumeras
• Köp endast klimatsmarta produkter när så är möjligt
• Skriv inte ut onödigt mycket – tänk till om du verkligen behöver skriva ut dokumentet, och skriv i så fall ut med dubbelsidig utskrift
• Köp endast in elektronik (såsom bildskärmar) med högsta möjliga energiklassificering
• Använd inte standbylägen på elektronisk utrustning – stäng av den helt när den inte används
• Källsortera allt på kontoret
• Försök hålla virtuella möten med hjälp av videotelefoni för att minimera antalet resor
• Följ bolagets resepolicy – åk i första hand kollektivtrafik och undvik i högsta möjliga mån resor med flyg och bil
• Uppmuntra leverantörer och samarbetspartners att minimera sin miljöpåverkan.

Utöver detta har vi skapat vår egna miljöcertifiering BeeGreen som vi tilldelar de CF’s som når en tillräckligt hög poäng på vår interna skala. Skalan är utformad efter Svanvenmärkning för HORECA där vi lagt till vissa punkter för att öka kravet ytterligare. Dessa CF’s premieras i vår kommunikation mot kunder. Man kan läsa mer om BeeGreen här.

Målen och policyn följs upp av bolagets miljöansvariga vid månatliga möten. Ansvarig för miljöpolicyn på Caterbee är Carl Wånge, Grundare och VD.

Internrevision och egenkontroll av CF

Caterbee har som rutin att skall säkerställa att CF’s system för egenkontroll är relevant och anpassat efter aktuell livsmedelshantering samt att framtagna rutiner följs och att resultatet av detta är säkra livsmedel.

Verksamheten skall utvärdera sin egentillsyn minst 1 gång/år. Vid konstaterande av brister som innebär att instruktion/rutiner måste ändras, skall detta göras omgående. Alla avvikelser och korrigerande åtgärder ska dokumenteras i avvikelserapporten.

Internrevision kan t.ex. utföras enligt nedanstående checklista som kompletteras efter verksamhetens behov.

Datum för revision:__________________

1. Är lokalen, livsmedelshanteringen och utrustningen samma som förra året? Ja / Nej

2. Följer all personal rutinerna i systemet för egenkontroll? Ja / Nej

3. Utbildas/informeras ny och tillfällig personal om hygienrutiner samt förståelse för egenkontrollen?Ja / Nej

4. Är provtagningar och andra verifieringsinsatser utförda enligt Systemet för egenkontroll? (livsmedelsprover, tryckplattor och kalibrering av termometrar) Ja / Nej

5. Åtgärdas avvikelser som dokumenteras på avvikelserapporter? Ja / Nej

6. Har åtgärder vidtagits för att en konstaterad avvikelse inte skall inträffa igen? Ja / Nej

7. Är lokal, inredning och utrustning i gott skick? Ja / Nej

8. Är lokalen fri från skadedjur? Är ytterdörrar och fönster täta? Ja / Nej

9. Fungerar avfallshanteringen – töms behållare regelbundet, är avfallsutrymmet fritt från dålig lukt? Ja / Nej

Om någon fråga besvarats med ”nej” är detta en avvikelse. Ta reda på orsaken till detta och gör de förändringar i rutinerna alternativt inför de nya rutiner som behövs. Dokumentera det i avvikelserapporten.

Ansvar, Övervakning, Dokumentation, Avvikelse/Korrigerande åtgärder

Ansvar:

Övervakning: Fortlöpande

Dokumentation: Dokumentationen är när Internrevisionen är genomförd

Avvikelser/Korrigerande åtgärder:

Om rutinen inte följs ska journalblad ”Avvikelser/Korrigerande åtgärder” fyllas i.

Rutin för avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder

Allmänt

Rutinen omfattar alla avvikelser, tillbud och risker för avvikelser som leder till-, eller kan leda till en Caterbee inte kan utföra sitt uppdrag. Syftet är att avvikelser identifieras och korrigeras samt att orsaken till det som inträffat blir utrett. För att förhindra upprepning av en avvikelse ska en grundorsaksanalys göras och korrigerande åtgärder vidtas för att ta bort orsakerna till avvikelsen. Genom att vidta förebyggande åtgärder kan uppkomsten av framtida tänkbara avvikelser förhindras. Exempel på att hantera avvikelser är att en ny rutin upprättas eller en befintlig rutin justeras, eller att utbildning genomförs.

Rutin

Avvikelser och tillbud ska rapporteras till ledningsgruppen och ansvarig chef för området, exempelvis försäljningschef, teknikchef etc.. Alla medarbetare, men även externa intressenter ex. kunder ska ha denna möjlighet. Förutom detta sätt att rapportera kan avvikelser rapporteras genom exempelvis möten och avvikelserutiner.

Exempel på avvikelser:

• Försenad leverans
• Hänsyn ej taget till allergener
• RAM-avtal följs inte
• Utbetalning till CF sker inte i tid.
• Verksamhetsrutiner följs inte

Högst ansvarig på respektive nivå ska samla in och sammanställa underlag för förbättringsarbete. Ledningens representant ska göra detta för förbättringar som rör hela verksamheten och gemensamma rutiner. Detta ska sammanställas och rapporteras vid ledningsgruppens kvartalsmöten.

Ansvar

Samtliga medarbetare ansvarar för att avvikelser som upptäcks rapporteras enligt denna rutin. Medarbetaren som rapporterat avvikelsen beskriver den omedelbara korrigerande åtgärd som genomförts. Närmaste chef ansvarar för att en grundorsaksanalys görs samt en korrigerande åtgärd.

Kundnöjdhet

Caterbee arbetar ständigt med att hålla en hög kundnöjdhet. Utöver konstant intern kommunikation kring kundnöjdhets väsentlighet arbetar Caterbee systematiskt med att mäta NKI (nöjdkundindex).

NKI

NKI består delvis av enkätundersökningar med kunder, feedback-formulär vid beställning, chatfunktionsrating, telefonundersökningar och kundintervjuer. De olika delarna av NKI presenteras antingen veckovis eller månadsvis beroende på hur ofta undersökningarna görs. Exempelvis feedbackformulär presenteras per vecka då frekvensen av denna data är hög. De olika delarna viktar ihop till NKI som följs på månadsbasis och en grundlig analys av hur de olika delarna påverkas görs.

Tillvägagångssättet säkerställer att åsikter och önskemål fångas upp snabbt och kan implementeras i verksamheten.

Exempel på hur Caterbee implementerat önskemål:

• Önskemål om mer djuptgående fakturainformation från kund. Åtgärd: URL-skapande vid varje beställning där alla justeringar uppdateras i realtid.